Nutzungsbedingungen

Version 2026-09-15

REDAKTIONELLE FREIGABEFASSUNG – Stand 11.09.2026; Freigabe siehe RELEASE_REVIEW.md

Nutzungsbedingungen für Mach Sales – Graefer Sales Hub

1. Anbieter und Geltungsbereich
Anbieter von Graefer Sales Hub ist die Graefer Trading GmbH, Otto-Schott-Str. 10, 47906 Kempen, Deutschland („Anbieter“). Diese Nutzungsbedingungen gelten für Verträge über die Nutzung der webbasierten Software Graefer Sales Hub einschließlich der jeweils gebuchten Funktionen.

Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist nicht vorgesehen. Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn der Anbieter ihnen ausdrücklich in Textform zugestimmt hat. Individuelle Vereinbarungen haben Vorrang.

2. Vertragsgegenstand
Graefer Sales Hub unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung von Firmen, Ansprechpartnern, Leads, Verkaufschancen, Aktivitäten, Dokumenten, Vertriebsprozessen und Nachfassaufgaben. Je nach Konfiguration können externe Dienste wie Warenwirtschafts-, Buchhaltungs-, E-Mail-, Telefonie-, Zahlungs-, Werbe- oder KI-Dienste angebunden werden.

Geschuldet ist die Bereitstellung der vereinbarten Softwarefunktionen über das Internet. Ein bestimmter wirtschaftlicher Erfolg, eine bestimmte Anzahl von Abschlüssen oder die Richtigkeit externer Daten wird nicht geschuldet. Funktionsbeschreibungen, Preise, enthaltene Nutzerplätze und Nutzungskontingente ergeben sich aus der bei Vertragsschluss angezeigten Leistungsbeschreibung oder einem individuellen Angebot.

3. Registrierung, Testphase und Vertragsschluss
Für die Nutzung ist ein Firmenkonto erforderlich. Die anmeldende Person bestätigt, dass sie zum Abschluss des Vertrags und zur Verwaltung des Firmenkontos berechtigt ist. Die angegebene E-Mail-Adresse wird durch einen zeitlich begrenzten Link bestätigt.

Soweit eine kostenlose Testphase angeboten wird, beginnt sie mit der Freischaltung des Firmenkontos und endet nach dem bei Registrierung angegebenen Zeitraum. Aus der Testphase entsteht nur dann ein kostenpflichtiges Abonnement, wenn dies im Bestellvorgang eindeutig vereinbart und bestätigt wird. Testkonten können hinsichtlich Funktionen, Nutzungsmengen oder Support eingeschränkt sein.

Der kostenpflichtige Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde den Bestellvorgang abschließt und der Anbieter die Bestellung bestätigt beziehungsweise den gebuchten Zugang freischaltet. Vor der Bestellung werden Preis, Abrechnungsintervall, eine etwaige kostenlose Anfangsphase und der Beginn der Zahlungspflicht angezeigt. Eine im Bezahlvorgang ausdrücklich bestellte Subscription wird nach der dort angezeigten kostenlosen Anfangsphase kostenpflichtig, sofern sie nicht vorher gekündigt wird. Die bloße Registrierung ohne eine solche Bestellung löst keine Zahlungspflicht aus. Maßgeblich sind die konkret bestätigten Bestelldaten; eine weitere Testphase wird nicht allein durch diese Bedingungen zugesagt.

4. Firmenkonto, Rollen und Zugangsschutz
Der Kunde benennt mindestens eine Person als Inhaber oder Administrator des Firmenkontos. Der Kunde verwaltet die weiteren Benutzer, Rollen, Sichtbarkeiten und Berechtigungen innerhalb seines Kontos eigenverantwortlich. Benutzerkonten dürfen nur von der jeweils benannten Person verwendet werden.

Zugangsdaten, Wiederherstellungscodes und Authenticator-Codes sind geheim zu halten. Der Kunde informiert den Anbieter unverzüglich über einen vermuteten Missbrauch und sperrt betroffene Zugänge, soweit ihm dies möglich ist. Handlungen eines berechtigt angelegten Benutzers werden dem Firmenkonto zugerechnet, soweit der Anbieter einen Missbrauch nicht zu vertreten hat.

5. Pflichten des Kunden und zulässige Nutzung
Der Kunde darf Graefer Sales Hub nur für rechtmäßige geschäftliche Zwecke nutzen. Er stellt sicher, dass er personenbezogene Daten, Kommunikationsinhalte, Aufzeichnungen und Dokumente rechtmäßig erhebt, in das System überträgt und verarbeitet. Dies gilt insbesondere für Werbeansprachen, Telefonaufzeichnungen, Gesprächstranskripte, E-Mail-Inhalte und Daten aus Drittquellen.

Unzulässig sind insbesondere die Übertragung rechtswidriger Inhalte, die Verletzung fremder Rechte, die Umgehung technischer Schutzmaßnahmen, automatisierte Massenabfragen außerhalb bereitgestellter Schnittstellen, die Weitergabe von Benutzerkonten und jeder Versuch, auf Daten anderer Firmenkonten zuzugreifen.

Der Kunde prüft seine Stammdaten, Fristen, Aufgaben, Angebote, Kommunikationsinhalte und die Ergebnisse automatischer Funktionen vor der geschäftlichen Verwendung. Er bleibt für vertriebliche, rechtliche und wirtschaftliche Entscheidungen verantwortlich.

6. Externe Anbindungen
Externe Dienste werden nur auf Veranlassung und nach Konfiguration durch den Kunden angebunden. Der Kunde ist für die erforderlichen Konten, Lizenzen, Berechtigungen und die Zulässigkeit der Datenübertragung an den jeweiligen Drittanbieter verantwortlich.

Verfügbarkeit, Leistungsumfang, Schnittstellen, Preise und Nutzungsbedingungen externer Dienste werden vom jeweiligen Drittanbieter bestimmt. Änderungen oder Störungen eines Drittanbieters können die betreffende Anbindung beeinträchtigen. Der Anbieter wird zumutbare Maßnahmen zur Fehleranalyse und Wiederherstellung der eigenen Anbindung ergreifen, schuldet jedoch keine unveränderte Fortführung fremder Schnittstellen.

7. KI-gestützte Funktionen
KI-Funktionen können unter anderem Zusammenfassungen, Formulierungsvorschläge, Vertriebsimpulse und Vorschläge zur Einwandbehandlung erzeugen. Solche Ergebnisse werden automatisiert erstellt, können unvollständig, unzutreffend oder ungeeignet sein und ersetzen keine fachliche, rechtliche oder kaufmännische Prüfung.

Der Kunde darf keine Daten an eine KI-Funktion übermitteln, deren Verarbeitung hierfür unzulässig ist. Vor der Nutzung eines KI-Ergebnisses gegenüber Dritten muss ein Benutzer das Ergebnis inhaltlich prüfen. KI-Kontingente und Nachkaufmöglichkeiten ergeben sich aus der aktuellen Leistungsbeschreibung. Der Anbieter darf technisch identische Anfragen kurzfristig zwischenspeichern, soweit dies der Kostenkontrolle und Systemstabilität dient und datenschutzrechtlich zulässig ist.

8. Verfügbarkeit, Wartung und Änderungen
Der Anbieter stellt die vereinbarten Funktionen bereit und ergreift angemessene Maßnahmen für einen sicheren, verfügbaren Betrieb. Planbare Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb üblicher Geschäftszeiten durchgeführt und bei wesentlichen Einschränkungen vorher angekündigt. Dringende Sicherheitsmaßnahmen können ohne Vorankündigung erforderlich sein. Eine bestimmte prozentuale Verfügbarkeit wird nur in einem gesonderten Service-Level-Vertrag zugesagt. Gesetzliche Mängelrechte bleiben auch ohne eine solche Zusage bestehen.

Der Anbieter darf Funktionen weiterentwickeln, die Benutzerführung ändern und technisch notwendige Anpassungen vornehmen, sofern die vertragsgemäße Hauptleistung dadurch nicht unangemessen beeinträchtigt wird. Erhebliche nachteilige Änderungen werden dem Kunden rechtzeitig angekündigt.

9. Vergütung und Zahlungsabwicklung
Es gelten die bei Bestellung angezeigten oder individuell vereinbarten Preise zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer, soweit diese anfällt. Abrechnungszeitraum, Fälligkeit, enthaltene Nutzerplätze und Zusatzkontingente ergeben sich aus der Bestellung.

Der Standardtarif beträgt zum Stand dieser Fassung 99 Euro netto pro Monat oder 990 Euro netto pro Jahr für zwei aktive Benutzer. Zusätzlich bestellte Benutzerplätze kosten 39 Euro netto pro Monat beziehungsweise 390 Euro netto pro Jahr. Der Tarif umfasst 300 KI-Aktionen je Unternehmen und Kalendermonat (Zeitzone Europe/Berlin); zusätzliche 500 KI-Aktionen können für 19 Euro netto ausdrücklich bestellt werden. Zusatzaktionen erhöhen das Kontingent des Kalendermonats ihrer Gutschrift; ungenutzte Aktionen werden nicht in den Folgemonat übertragen. Es gilt auch mit Zusatzpaketen ein Tageslimit von insgesamt 30 KI-Anfragen. Ein Kauf kurz vor Monatsende kann deshalb nicht mehr vollständig nutzbar sein. Technisch fehlgeschlagene Anfragen zählen derzeit zum Verbrauch; die Wiederverwendung eines bereits erfolgreich erzeugten Ergebnisses innerhalb des vorgesehenen Zwischenspeicherzeitraums zählt nicht erneut. Gesetzliche Ansprüche bei Leistungsstörungen bleiben bestehen. Eine automatische kostenpflichtige Nachbestellung durch bloßes Ausschöpfen eines Kontingents erfolgt nicht. Für Bestandsverträge gelten die vereinbarten Preise; eine Änderung der öffentlichen Preisliste ändert diese nicht. Zusatzplätze und Zusatzleistungen setzen eine gesonderte Bestellung voraus.

Die Zahlungsabwicklung kann über Stripe erfolgen. Der Kunde ist verpflichtet, korrekte Rechnungs- und Steuerdaten anzugeben und seine Zahlungsmethode aktuell zu halten. Bei Zahlungsverzug kann der Anbieter nach angemessener Ankündigung und Fristsetzung den Zugang auf einen lesenden oder eingeschränkten Betrieb begrenzen. Gesetzliche Rechte bleiben unberührt.

10. Laufzeit und Kündigung
Laufzeit und Verlängerung richten sich nach der gewählten monatlichen oder jährlichen Abrechnung beziehungsweise nach dem individuellen Angebot. Ordentliche Kündigungen wirken zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums, sofern bei Vertragsschluss nichts Abweichendes vereinbart wurde.

Im Standardtarif verlängert sich das Abonnement jeweils um einen weiteren Monat beziehungsweise ein weiteres Jahr, sofern es nicht vor Ende des laufenden Zeitraums gekündigt wird. Es gibt keine zusätzliche Kündigungsfrist. Die Kündigung ist über die angebotene Abonnementverwaltung oder in Textform an info@machsales.de möglich. Bei Kündigung innerhalb einer im Checkout vereinbarten kostenlosen Anfangsphase entstehen keine Entgelte für nachfolgende Abrechnungszeiträume. Bereits entstandene Ansprüche und gesetzliche Erstattungsrechte bleiben unberührt. Eine Abonnementkündigung und die Löschung des Firmenkontos sind unterschiedliche Vorgänge; Kündigung allein ist keine sofortige Löschanweisung.

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt bestehen. Ein wichtiger Grund kann insbesondere bei erheblichen Zahlungsrückständen, schwerwiegenden Sicherheitsverletzungen oder fortgesetzter rechtswidriger Nutzung vorliegen, wenn eine erforderliche Abmahnung oder Fristsetzung erfolglos geblieben oder entbehrlich ist.

11. Datenexport, Vertragsende und Löschung
Der Kunde kann die bereitgestellten Exportfunktionen nutzen und Rückgabe oder Übertragung seiner Daten an info@machsales.de anfordern. Der Anbieter unterstützt die geordnete Datenmitnahme. Ausgegeben werden die vom Kunden bereitgestellten oder durch dessen Nutzung erzeugten exportierbaren Daten, insbesondere CRM-Inhalte, Zuordnungen und zugehörige Dokumente, einschließlich der für ihre weitere Verwendung erforderlichen Metadaten, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format. Rechte anderer Kunden, Zugangsschlüssel und geschützte interne Softwarebestandteile werden nicht offengelegt. Das konkret verfügbare Exportformat und der Übertragungsweg werden vor der Durchführung mitgeteilt.

Soweit Kapitel VI der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act) auf die Leistung anwendbar ist, gelten die gesetzlichen Wechselrechte ergänzend und vorrangig. Ein Wechsel kann in Textform mit einer Ankündigungsfrist von höchstens zwei Monaten verlangt werden. Der reguläre Übergangszeitraum beträgt höchstens 30 Kalendertage. Ist dies technisch nicht machbar, werden die Gründe innerhalb von 14 Arbeitstagen erläutert und ein alternativer Zeitraum von höchstens sieben Monaten angegeben. Der Kunde kann den Übergangszeitraum einmal angemessen verlängern. Währenddessen werden die vertraglichen Funktionen und die Datensicherheit aufrechterhalten. Nach dem Übergangszeitraum besteht eine Abruffrist von mindestens 30 Kalendertagen. Wechselhindernisse werden nicht durch die reguläre Laufzeit geschaffen; Vertragsbeendigung und Entgelte richten sich insoweit nach den gesetzlichen Vorgaben. Für den Wechsel selbst werden keine gesonderten Wechselentgelte berechnet. Gesetzliche Rechte auf Datenherausgabe und Unterstützung bleiben auch bei eingeschränktem Kontozugang bestehen.

Eine vom Firmeninhaber bestätigte Löschanforderung führt zunächst zu einer 30-tägigen, widerrufbaren Löschvormerkung und zu einer Einschränkung des Firmenkontos. Nach Ablauf sind Daten nach dem vereinbarten Löschkonzept zu entfernen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, berechtigten Nachweisinteressen oder vereinbarte Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Einzelheiten zu Rückgabe, Backup-Zyklen und endgültiger Löschung werden im Auftragsverarbeitungsvertrag und Löschkonzept geregelt.

12. Rechte an Software und Kundeninhalten
Der Anbieter räumt dem Kunden für die Vertragsdauer ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares Recht ein, die Software im vereinbarten Umfang für eigene geschäftliche Zwecke zu nutzen. Rechte an Software, Gestaltung, Dokumentation und Marken verbleiben beim Anbieter beziehungsweise den jeweiligen Rechteinhabern.

Der Kunde behält die Rechte an seinen Inhalten und Daten. Er räumt dem Anbieter die zur Vertragserfüllung erforderlichen Nutzungsrechte für die Dauer und den Umfang der Verarbeitung ein. Der Kunde sichert zu, über die dafür erforderlichen Rechte und Rechtsgrundlagen zu verfügen.

13. Vertraulichkeit und Datenschutz
Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich und verwenden sie nur zur Vertragsdurchführung. Gesetzliche Offenlegungspflichten bleiben unberührt.

Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien vor Beginn dieser Verarbeitung einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Der Kunde bleibt für Weisungen, Rechtsgrundlagen, Informationspflichten, Löschfristen und die Wahrung von Betroffenenrechten innerhalb seiner CRM-Daten verantwortlich.

14. Mängel und Haftung
Für Mängel gelten die gesetzlichen Vorschriften, soweit im Vertrag und in diesen Bedingungen nichts wirksam Abweichendes vereinbart ist. Der Kunde meldet nachvollziehbare Fehler zeitnah und unterstützt die Fehleranalyse in angemessenem Umfang.

Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer ausdrücklich übernommenen Garantie. Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht ist die Haftung auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Die vorstehenden Beschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

15. Änderungen dieser Bedingungen
Änderungen dieser Bedingungen für laufende Verträge bedürfen einer Vereinbarung mit dem Kunden. Schweigen gilt nicht als Zustimmung. Zwingende gesetzliche Vorgaben gelten unabhängig davon. Die Befugnis zu zumutbaren technischen Weiterentwicklungen nach Ziffer 8 erlaubt keine einseitige Änderung von Preisen oder wesentlichen Vertragspflichten.

16. Schlussbestimmungen
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist der Sitz des Anbieters ausschließlicher Gerichtsstand. Der Anbieter bleibt berechtigt, am allgemeinen Gerichtsstand des Kunden zu klagen.

Sollte eine Bestimmung ganz oder teilweise unwirksam sein, bleiben die übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung treten die gesetzlichen Vorschriften. § 139 BGB wird, soweit zulässig, abbedungen.